Начните с двух точек: откуда забрать груз и куда доставить. Если точный адрес пока неизвестен, укажите город и поясните, что данные предварительные.
Опишите товар простыми словами: назначение, модель, материал и особенности. Для оборудования полезны фотографии, для партии товаров — спецификация. Не отправляйте лишние персональные данные.
Укажите число грузовых мест, размеры каждого и вес брутто. Если поставщик сообщает только суммарный объем, приложите его ответ и отметьте, какие измерения еще предстоит получить.
Расскажите о готовности: товар уже произведен, ожидается образец или закупка только обсуждается. Вместо неподтвержденной даты лучше назвать желаемый срок и объяснить, насколько он критичен.
В конце обозначьте границы задачи: только перевозка, помощь с закупкой, документы или весь процесс. Эти сведения позволяют начать сравнение вариантов.